石墨文档装好第一步:注册登录,加上这几个必做的基础设置

石墨文档装好之后,别急着一头扎进去写东西。头一回用,花五分钟先把账号和几个基础设置弄妥,后面用起来会顺很多,也省得过阵子再回头一项项找着调。这几样是我每次给人装完都会顺手帮着设一下的。

先说注册登录。第一次打开是登录界面,新用户点一下"注册",用手机号收个验证码,设个密码就建好账号了;老用户直接登已有的号。我特别想强调一句:从一开始就想清楚自己用哪个账号登,然后认准它别乱换。石墨文档里所有文件都跟账号绑着,你今天用这个号建了一堆文档,改天换个号登,前面那些就找不着了——不是丢了,是它们在另一个账号底下。新手最常踩的坑就是手机号登一次、邮箱又登一次,文件散在两个号里,自己把自己搞晕。

登进去第一件事,我建议先把账号安全弄扎实。文档这东西往往攒着重要资料,设个强一点的密码,有手机验证就把它绑上,有两步验证的选项也开着。这点小事现在花一分钟,真遇到异常登录的时候能少操不少心。顺手把绑定的手机号、邮箱确认一遍是不是自己的,以后找回账号全靠它们。

然后看看同步设置。在线协作文档的核心就是云端同步,正常情况默认就是开着的,你不用动。但客户端有时候会有"自动同步""启动时同步"这类开关,确认它是打开的状态就行,这样你电脑改完手机上立马能看到。要是哪天发现两边内容对不上,十有八九是同步被关了或者网络断了,先回这儿检查一眼。

通知这块按自己脾气调。默认它可能啥消息都推给你,别人评论、@你、共享了新文档都弹一下,刚用觉得新鲜,用久了嫌烦。在设置里把通知项过一遍,重要的留着,比如别人@你和共享给你的;不痛不痒的关掉,耳根清净。开机自启那个开关也在附近,不想一开机它就在后台待命的,顺手关了。

还有个小习惯值得养成,就是顺手熟悉一下新建和整理。进主界面后点一下新建,看看能建文档、表格还是别的,心里有个数。文件一多就乱,我的办法是一开始就按项目或者类别建几个文件夹,东西随手归类,别一股脑全堆在根目录。这习惯越早养成越受用,等攒到几百个文档再来整理,那才叫头疼。

把上面这些过一遍,你的石墨文档就算真正进入"能干活"的状态了。说穿了就是账号认准一个、安全设扎实、同步确认开着、通知按需调、文件养成归类的习惯。花的这点时间,后面都会一点点还给你。